¿GUARDAR LAS FACTURAS?

Fecha de publicación: 15/07/2016

Si eres autónomo o pyme debes plantearte si tienes alguna obligación relacionada con las facturas y los justificantes. Hay plazos mínimos para conservar los documentos relativos a la actividad económica? Puede Agencia Tributaria exigirme tras varios años las facturas? Durante cuánto tiempo se deben conservar las facturas, los libros y otros justificantes de actividad económica? En este artículo queremos aclarar las dudas relacionadas con los plazos de conservación de las facturas y otros documentos relacionados con tu empresa.

La pregunta clave es: ¿Durante cuánto tiempo está obligada una pyme o autónomo a guardar sus facturas, libros y otros tipos de justificantes de su actividad? Y para responder a la misma debemos hacerlo desde 4 perspectivas: Mercantil, Fiscal, IVA y Prevención de blanqueo de capitales.

 

Desde el punto de vista mercantil
El Código de Comercio prevé la obligación de conservar durante seis años desde la fecha último asiento del ejercicio, todos los libros y documentos relativos a la actividad económica, tanto si se trata de un autónomo como si se trata de una entidad mercantil. Esta obligación se mantiene aunque el empresario haya cesado en su actividad.

Sin embargo, para la normativa referida a los impuestos, el plazo de prescripción es de cuatro años, que empiezan a contar desde el momento en que éste se presenta. Así, aunque se refiere a estos cuatro años, la normativa mercantil exige que estos guarden la documentación durante el plazo de los seis años.

 

Desde el punto de vista fiscal

Como ya hemos anticipado, la normativa fiscal contempla un plazo de cuatro años. Sin embargo, hay otros plazos a los que debemos prestar atención:

  • Si Hacienda interviene para revisar los impuestos en el plazo de los cuatro años de prescripción o presenta una declaración complementaria, el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo después de esta interrupción.
  • Si se trata de facturas de un activo que es amortizable se conservarán el plazo de cuatro años desde la fecha en que se terminó la amortización.
  • Cuando el resultado del ejercicio sea de pérdidas, la obligación llega a un plazo de al menos diez años.
  •  
  • En el supuesto de adquisición de un inmovilizado que por su actividad tenga una imputación superior a 3005,06 euros, el plazo de conservación es de nueve años.

 

Desde el punto de vista del IVA
La LGT establece una obligación general para empresarios y profesionales respecto obligación d'expedir y entregar facturas o documentos equivalentes. Sobre estos documentos, la Ley del IVA establece que estos documentos deberán conservarse durante un plazo de cuatro años, que es el plazo de prescripción del mismo.

Finalmente, el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, establece que los documentos que se enuncian a continuación también se conservarán durante el plazo que establezca la LGT (cuatro años), y son:

  • Facturas recibidas.
  • Copias o matrices de las facturas expedidas.
  • Justificantes contables de operaciones de aplicación de inversión, cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
  • Recibos que justifiquen el reintegro de la compensación del régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca.
  • Documentos que acrediten el pago de imposta a la importación.

Los documentos se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice de autenticidad respecto a su origen, contenido y legalidad. Además, se debe garantizar a la Administración acceso a los mismos.

 

Atendiendo a la prevención de blanqueo de capitales
Respecto a esta materia también rige una especialidad, ya que si eres sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales afectada por la Ley 10/2010 el plazo de conservación es de diez años. 

 

Nota: La información anterior es sólo orientativa, y da sólo un conocimiento general de la norma que cuenta. Su aplicación requiere el estudio personalizado por parte de Gabinet Permar SL.

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